Các Thành viên và Ứng viên phải có những nỗ lực hợp lý để phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm các luật, quy tắc, quy định và Bộ luật và Tiêu chuẩn hiện hành của bất cứ ai chịu sự giám sát hoặc thẩm quyền của họ.
Nguyên nhân đằng sau tiêu chuẩn IV-C
Hành vi vi phạm đạo đức phản ánh không chỉ về hành vi của nhân viên mà còn về khả năng (hoặc không có khả năng) của người giám sát của người đó để kiểm soát hoặc ảnh hưởng đến hành vi này một cách có đạo đức. Trong một số trường hợp, sự vi phạm một số luật, quy tắc hoặc quy định diễn ra hoàn toàn do nhân viên có hành vi không biết rõ hơn và không được hướng dẫn đầy đủ bởi người giám sát. Nói cách khác, nhân viên này sẽ không thực hiện hành vi vi phạm nếu họ nhận thức đầy đủ rằng đó là một hành vi vi phạm.
Người giám sát có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc nắm lấy thẩm quyền và trách nhiệm để có ảnh hưởng tích cực đến hành vi và hành vi của những người dưới họ trên biểu đồ công ty. Nếu người giám sát là thành viên CFA hoặc Ứng cử viên, Tiêu chuẩn này sẽ có trách nhiệm này thêm một bước nữa và đòi hỏi những người có trách nhiệm giám sát phải thực hiện các hành động phòng ngừa cụ thể trong quá trình hướng dẫn việc hành xử của người khác.
Các điểm chính cần nhớ về tiêu chuẩn IV-C
1. Trách nhiệm hướng dẫn hành vi của nhân viên một cách có đạo đức là của Thành viên CFA hoặc Ứng viên thừa nhận vai trò giám sát đó và Tiêu chuẩn cho dù nhân viên giám sát có phải là thành viên của CFA Institute, các chủ sở hữu CFA hay ứng cử viên trong chương trình CFA hay không. Bộ luật và Tiêu chuẩn không phải là điều mà chúng tôi là các chủ thuê tàu CFA tuân theo nhưng không mong đợi người khác tuân theo; thay vào đó, chúng là một tiêu chuẩn tối thiểu mà chúng ta giữ mình và chúng ta muốn truyền bá cho những người chung quanh chúng ta. Tiêu chuẩn IV-C sử dụng thẩm quyền mà chúng ta phải gây ấn tượng với những lý tưởng này đối với những người khác, ngay cả khi những người này không bị ràng buộc cụ thể bởi Bộ luật và Tiêu chuẩn.
2. "Giám sát hợp lý" được xác định bởi tình hình, điển hình như là một chức năng của số lượng nhân viên giám sát và các công việc cụ thể đang được thực hiện. Ví dụ, một cá nhân giám sát hoạt động kinh doanh vốn lớn với hàng trăm nhân viên sẽ phải chú ý đến thủ tục, khi có nhiều nhân viên và sự giám sát (và tiềm năng cho việc buôn bán nội gián và các hành vi bất hợp pháp khác) được tìm thấy khi giao dịch chứng khoán. Một người trong vai trò này không thể theo dõi từng cá nhân mỗi phút trong ngày, đó là lý do tại sao người giám sát được phép dựa vào các thủ tục hợp lý. Ngược lại, người giám sát chỉ một người hoặc một vài người có thể có khả năng cá nhân đánh giá hành vi của mỗi cá nhân, và nếu các công việc có tính chất ít nhạy cảm hơn (ví dụ như trợ giúp hành chính xung quanh văn phòng), nơi vi phạm ít có khả năng xảy ra, thì các thủ tục và kiểm soát hợp lý mà người ta có thể dựa vào có thể tương đối đơn giản và dễ hiểu.Mỗi trường hợp sẽ có các thủ tục độc đáo.
3. Trong trường hợp luật, quy tắc hoặc quy định bị vi phạm, nó không nhất thiết chỉ ra rằng người giám sát đã vi phạm Tiêu chuẩn IV-C. Tuy nhiên, khi các quy tắc bị phá vỡ, rất có thể là các quy tắc và thủ tục sẽ được xem xét kỹ lưỡng, và nó có thể có nghĩa là các quy tắc được thiết lập là không đầy đủ.
4. Các thủ tục ban hành chỉ đơn thuần không nhất thiết phải làm một giám sát viên có khả năng vi phạm Tiêu chuẩn này. Ví dụ, nếu một giám sát viên lắp ráp một cuốn hướng dẫn tuân thủ chỉ để đáp ứng các cơ quan quản lý, nhưng sau đó nhìn theo cách khác trong khi cấp dưới ăn cắp hoặc tham gia vào giao dịch nội gián, chúng tôi sẽ nói rằng sự kiểm soát của giám sát viên không đủ cho vụ việc và họ vi phạm Tiêu chuẩn.
5. Nếu một Thành viên hoặc Ứng viên thấy một hệ thống tuân thủ là không đầy đủ và dễ bị vi phạm, nhưng không thể có hành động khắc phục, họ phải từ chối trách nhiệm giám sát, bằng văn bản, cho đến khi các thủ tục được cải thiện được ban hành. Các Thành viên và Ứng viên tự chịu trách nhiệm về bản thân và cho các cấp dưới trong bảng xếp hạng công ty, và họ không được phép bỏ qua Tiêu chuẩn này đơn giản chỉ vì "Đó là cách họ làm việc ở đó".
Áp dụng tiêu chuẩn IV-C
- Cần thận trọng khi thiết kế các thủ tục có thể bị hiểu nhầm là xung đột lợi ích. Như đã được phác thảo trước đây, sự xuất hiện chỉ của sự không đúng mực phải được giải quyết với độ nhạy cảm tăng lên. Ví dụ, nếu người giám sát bị bắt buộc phải duy trì luật chứng khoán tại môi giới, và họ được bồi thường dựa trên khối lượng giao dịch, có thể là họ có thể bị buộc tội là không điều tra đầy đủ (và có khả năng tạm dừng) bởi vì làm như vậy sẽ làm giảm mức bồi thường của người đó
- Trách nhiệm của giám sát viên là đảm bảo rằng các khuyến nghị đầu tư, báo cáo và các sản phẩm khác của nỗ lực nghiên cứu là hoàn toàn phù hợp với Bộ luật và Tiêu chuẩn. Ví dụ: khi người giám sát vượt qua một báo cáo mà không có sự kiểm tra đầy đủ và báo cáo đó chứa các sai sót, bị ăn cắp hoặc sử dụng các thông tin không công khai (hoặc vi phạm bất kỳ Tiêu chuẩn nào khác), đó là vi phạm đối với người giám sát và nhân viên - báo cáo là cơ sở cho hành động đầu tư.
- Việc vi phạm theo dõi của giám sát viên không phải là một vi phạm, nhưng quá trình tiếp theo để xử lý vi phạm tiềm ẩn có thể tự vi phạm Tiêu chuẩn IV-C. Ví dụ, nếu một nhân viên cấp dưới bị nghi ngờ là có hành động không lành mạnh mà có thể làm lợi cho các khách hàng giàu có, và người giám sát đưa vấn đề này đến nhân viên, nhân viên giám sát có thể không làm đủ bằng cách chỉ đơn giản lấy lời khai của nhân viên rằng " t xảy ra lần nữa ". Ngay cả việc báo cáo sự vi phạm lên các chuỗi lệnh không phải là có thể là đủ. Cho đến khi nào vấn đề đang được điều tra, cần phải có những hành động bổ sung (ví dụ: giám sát thêm, hạn chế các hoạt động của nhân viên, đình chỉ các trách nhiệm nhất định) như là một hành động được ưu tiên.
Làm thế nào để thực hiện
Các câu hỏi liên quan đến thủ tục thi có thể kiểm tra Tiêu chuẩn IV-C. Nếu xảy ra, hãy nhớ hai câu hỏi đơn giản sẽ giúp thiết kế chương trình tuân thủ hiệu quả:
1. Những vi phạm nào có thể xảy ra nhất?
2. Những quy tắc nào sẽ khám phá và ngăn ngừa những vi phạm này tốt nhất?
Việc chỉ định cán bộ tuân thủ, cũng như đưa ra một cuốn sổ tay hướng dẫn có sẵn cho tổ chức là những biện pháp hữu hiệu để đảm bảo tổ chức có hệ thống kiểm tra và cân bằng. Nên có một chương trình giáo dục tại chỗ, trong đó liên tục cập nhật nhân sự về thủ tục tuân thủ.